档案室是各机关(包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本机关档案的内部机构，从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
现时，我国档案室具有数量大、分布广、类型复杂的特点。类型主要分为普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室和折叠档案信息中心。
随着机关档案的不断增加，或者原有选址变动等原因，档案室就会有升级改造或搬迁的需要。在这个过程中，如何处理档案室原有的消防系统，成了不少单位头痛的问题。因为出于成本的考虑，不少单位会希望能尽量保留旧系统中可以继续使用的部分。但是，他们大多并不清楚有哪些部分可以保留下来，哪些又必须舍弃。
其实，要搞清楚这个问题并不难。现时，在档案室消防改造中，主要可分三种情况：一种是消防系统改造，一种是消防系统升级，一种是消防系统整体搬迁。
1第一种情况：举个例子，某单位档案室原有消防系统是水喷淋的，升级改造后旧系统不符合要求，根据消防规定更改为七氟丙烷自动灭火系统，这就属于消防系统改造。
2第二种情况：档案室原有的消防系统类型符合要求，但在规格上不符合，需要增加或更换部分设备才能继续使用，这种就属于消防系统升级的情况。
3第三种情况，档案室升级改造或搬迁规划中，档案室作为一个分区并入新档案室内，原消防系统经过评估，可以整体搬迁到该区域中，这就属于整体搬迁情况。
从费用成本上来说：
1在第一种情况中，因为是两个完全不同的消防系统，所以旧系统水喷淋的设备只能拆除并处理。不过，如果旧系统中的消防报警系统能继续正常使用，并可以兼容七氟丙烷自动灭火系统，那么就可以省去另外采购消防报警系统的费用。
2在第二种情况中，要根据原系统升级的需要进行费用预算。举个例子：原系统是七氟丙烷，但因为档案室升级后面积有变，原有的药剂量不能满足灭火需求，就要根据专业厂家计算出的总药剂量，结合原有系统的型号和药剂量，作出增加部分设备或更改型号的选择。
3第三种情况可以说是最省钱的，只需要支付搬迁的费用，不过使用单位记得寻找专业人员的协助，以免在搬迁过程中对消防系统造成损坏。